La Gestión Electrónica Documental

La Gestión Electrónica Documental, es algo más que transformar documentos de papel en archivos PDF.

Veamos las diferentes etapas del proceso para transformar un documento en papel en un archivo electrónico digital:

- Manipulación:

Es la preparación del documento, consistente en desgrapar, quitar clips, gomas, dobleces,… Es un proceso necesario previo a la digitalización del documento.

En función de la naturaleza de los datos puede será necesario identificar los documentos y separar las hojas en agrupaciones homogéneas.

A veces, cuando el expediente documental es amplio, es conveniente clasificarlo, y para ello debemos separar los distintos apartados que lo componen.

- Digitalización:

Es el proceso por el que transformamos un documento en papel en un archivo electrónico en formato digital (PDF, JPEG, TIFF,…) utilizando un escáner.

- Reconocimiento:

El OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología capaz de interpretar el texto escrito, por lo que convierte una imagen (un documento digitalizado) en texto legible, y por lo tanto reutilizable en su totalidad.

Se puede aplicar el OCR a todos los documentos digitalizados, por lo que posteriormente el archivo tratado permitirá búsquedas por palabras de forma sencilla en formato "full text".

- Compresión:

La compresión del documento es un proceso que aplica a los archivos digitalizados, y consiste en la utilización de una tecnología específica para reducir el tamaño de los archivos sin pérdida de detalle ni calidad (reducción de hasta 348 veces el tamaño original). Esto nos permite digitalizar en color con una ocupación inferior a la digitalización en blanco y negro, y poder almacenar la información ocupando menos espacio.

- Verificación:

En este apartado podemos realizar la indexación, que es una tarea que permite generar un índice por campos del documento digitalizado, para poder posteriormente localizarle de forma más rápida y ordenada.

- Procesos:

Una vez realizados los pasos anteriores en el proceso de gestión documental, los ficheros generados pueden ser almacenados y exportados en distintos soportes. Pueden estar alojados en un DVD o CD, en un Hosting seguro para acceder vía Web a los documentos, o en un sistema de Gestión Documental.