El Data Room (DR) es un punto de información, donde se comparten estadísticas, datos logísticos y en general datos básicos para un proyecto de desarrollo empresarial.
Veamos las ventajas que aporta el servicio DR:
- La utilización de este servicio respeta las medidas de seguridad del sistema informático del cliente, al no tener que instalar ningún programa. El cliente para acceder al servicio no precisa instalar nada, solo necesita un software denominado DRS Viewer y unas librerías que pueden estar hospedadas en un pen drive y conexión a Internet.
- El servicio funciona a tarvés de protocolo https (vía web), facilitando el acceso de forma cómoda sin necesidad de abrir ningún puerto específico de conexión.
- El Project Manager del servicio genera usuarios utilizando una dirección de correo electrónico, y unas claves con alto nivel de seguridad; con niveles de acceso restringidos por perfil de usuario y bloqueo al tercer intento fallido de acceso.
- El Project Manager puede definir grupos de usuarios, controlar los accesos y las funcionalidades de cada grupo; como por ejemplo, evitar la impresión de documentos o el acceso a determinados documentos.
- La aplicación y su uso es sencillo, intuitivo y arborescente.
- Los documentos incluidos en cada nivel por el Project Manager pueden ser de distinta naturaleza (imágenes, hojas de cálculo, texto, planos…etc.), pero el usuario sólo podrá visualizarlos en un formato propio de DR parecido al PDF de Adobe.
- DRS Viewer dispone de herramientas que permiten realizar funciones de zoom, rotación, búsquedas, banderitas para señalizar documentos a visualizar posteriormente, etc.
- Todos los documentos están hospedados en un servidor seguro y la única persona autorizada a modificar, eliminar o añadir documentos es el Project Manager.
- Cuando se produce una modificación en el DR, se genera un aviso por correo electrónico a todos los usuarios afectados.
- El servicio está auditado de forma absoluta , el Project Manager puede ver distintas estadísticas, emitir informes por usuarios...
- Se pueden añadir marcas de agua (de diferentes tipos) en los documentos, para que aparezcan reflejadas en los documentos impresos.
- Para evitar utilización de informaciones no autorizadas, la opción de impresión de pantalla (botón Impr. Pant.) no puede utilizarse ya que está bloqueado.
- Pueden añadirse notas privadas del usuario , o notas compartidas por el grupo de usuarios adjuntas a los documentos.
