Blog de Everial España

Gestión de Fondos Fotográficos

2010-08-04T13:23:00.000+02:00

Soluciones de Digitalización

2010-08-04T13:22:00.002+02:00

Gestión de Archivos Físicos

2010-08-04T13:22:00.001+02:00

Auditoría y Consultoría

2010-08-04T13:21:00.001+02:00

Vídeo Corporativo

2010-08-04T13:21:00.000+02:00

Data Room ¿Qué es? ¿Cómo funciona? ¿Para qué se utiliza?

2010-01-05T11:51:00.004+01:00

El Data Room (DR) es un punto de información, donde se comparten estadísticas, datos logísticos y en general datos básicos para un proyecto de desarrollo empresarial.

Veamos las ventajas que aporta el servicio DR:

- La utilización de este servicio respeta las medidas de seguridad del sistema informático del cliente, al no tener que instalar ningún programa. El cliente para acceder al servicio no precisa instalar nada, solo necesita un software denominado DRS Viewer y unas librerías que pueden estar hospedadas en un pen drive y conexión a Internet.

- El servicio funciona a tarvés de protocolo https (vía web), facilitando el acceso de forma cómoda sin necesidad de abrir ningún puerto específico de conexión.

- El Project Manager del servicio genera usuarios utilizando una dirección de correo electrónico, y unas claves con alto nivel de seguridad; con niveles de acceso restringidos por perfil de usuario y bloqueo al tercer intento fallido de acceso.

- El Project Manager puede definir grupos de usuarios, controlar los accesos y las funcionalidades de cada grupo; como por ejemplo, evitar la impresión de documentos o el acceso a determinados documentos.

- La aplicación y su uso es sencillo, intuitivo y arborescente.

- Los documentos incluidos en cada nivel por el Project Manager pueden ser de distinta naturaleza (imágenes, hojas de cálculo, texto, planos…etc.), pero el usuario sólo podrá visualizarlos en un formato propio de DR parecido al PDF de Adobe.

- DRS Viewer dispone de herramientas que permiten realizar funciones de zoom, rotación, búsquedas, banderitas para señalizar documentos a visualizar posteriormente, etc.

- Todos los documentos están hospedados en un servidor seguro y la única persona autorizada a modificar, eliminar o añadir documentos es el Project Manager.

- Cuando se produce una modificación en el DR, se genera un aviso por correo electrónico a todos los usuarios afectados.

- El servicio está auditado de forma absoluta , el Project Manager puede ver distintas estadísticas, emitir informes por usuarios...

- Se pueden añadir marcas de agua (de diferentes tipos) en los documentos, para que aparezcan reflejadas en los documentos impresos.

- Para evitar utilización de informaciones no autorizadas, la opción de impresión de pantalla (botón Impr. Pant.) no puede utilizarse ya que está bloqueado.

- Pueden añadirse notas privadas del usuario , o notas compartidas por el grupo de usuarios adjuntas a los documentos.

¿Cómo puede la PYME aprovechar Sharepoint?

2009-11-23T11:00:00.004+01:00

Creemos francamente que la aplicación de colaboración de Microsoft llamada Sharepoint no está teniendo entre la PYME el aprovechamiento que realmente merece.

Pero ¿Qué es SharePoint? Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 es una herramienta diseñada para ayudar a las organizaciones, equipos y unidades empresariales a ser más eficaces al conectar las personas y la información, para cuya utilización no es necesario tener experiencia en el diseño de sitios web.

Los elementos básicos sobre los que gira la esta herramienta son tres:

· Listas: Una lista es una colección de información en la que la organización puede almacenar, compartir y administrar información. Por ejemplo puede crear una hoja de inscripción para un evento, o realizar el seguimiento de los eventos del grupo en un calendario, incluso puede alojar discusiones en un panel de discusión. Se pueden agregar elementos a las listas mediante un explorador web y existen distintos tipos de listas, dependiendo del tipo de información que se quiera compartir.

· Bibliotecas: Una biblioteca es parecida a una lista, excepto que guarda archivos así como información acerca de los mismo. Puede controlar como se ven, administran y crean los archivos en la biblioteca, así como realizar un seguimiento de los mismos. Se pueden agregar archivos a las bibliotecas con un explorador Web y existen distintos tipos de bibliotecas, dependiendo de los tipos de archivos que se compartan.

· Sitios: Las listas y bibliotecas se almacenan en sitios. Un sitio es un grupo de páginas web relacionadas donde su equipo puede trabajar en proyectos, realizar reuniones y compartir información. Por ejemplo el equipo puede tener su propio sitio web donde guarda programaciones, archivos y listas. Un sitio puede tener como objetivo, como guardar programaciones, directrices y otra información que su equipo consulta frecuentemente; o puede tener un fin más específico, como mantener un registro de una reunión, u hospedar un blog. Existen distintos tipos de plantillas de sitio predeterminadas.

De modo que vamos a mostrar, de una manera muy práctica, mediante un ejemplo basado en un caso real, las posibilidades que Sharepoint ofrece a una PYME cualquiera.

La empresa de ejemplo se dedica a la consultoría para empresas medianas y es una PYME creada por unos pocos aventureros emprendedores que, guiados por la confianza de conocer el mercado, quieren ofrecer un servicio que permita a las empresas tomar decisiones adecuadas a la hora de contratar servicios.

"LA NECESIDAD"

La Empresa ha creado su página web y dispone de oficina pero se da cuenta que va a manejar un considerable número de documentos y utilidades. De modo que pide a sus diseñadores de páginas web una solución que ofrezca respuesta a :

- Un área de documentación con todos los documentos de clientes por carpetas.

- Un tablón de comunicaciones donde colgar noticias de interés.

- Un espacio para el Telemarketing donde colgar documentos vivos, hojas de Excel, etc..

- Bases de datos de clientes, e incluso contactos compartidos.

- Una zona de links de interés.

- Un espacio para colgar tareas pendientes.
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Fuentes:

http://office.microsoft.com/es-es/sharepointserver/HA101732173082.aspx

http://www.acens.com/blog/como-puede-la-pyme-aprovechar-sharepoint.html

La Gestión Electrónica Documental

2009-11-19T12:42:00.006+01:00

La Gestión Electrónica Documental, es algo más que transformar documentos de papel en archivos PDF.

Veamos las diferentes etapas del proceso para transformar un documento en papel en un archivo electrónico digital:

- Manipulación:

Es la preparación del documento, consistente en desgrapar, quitar clips, gomas, dobleces,… Es un proceso necesario previo a la digitalización del documento.

En función de la naturaleza de los datos puede será necesario identificar los documentos y separar las hojas en agrupaciones homogéneas.

A veces, cuando el expediente documental es amplio, es conveniente clasificarlo, y para ello debemos separar los distintos apartados que lo componen.

- Digitalización:

Es el proceso por el que transformamos un documento en papel en un archivo electrónico en formato digital (PDF, JPEG, TIFF,…) utilizando un escáner.

- Reconocimiento:

El OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología capaz de interpretar el texto escrito, por lo que convierte una imagen (un documento digitalizado) en texto legible, y por lo tanto reutilizable en su totalidad.

Se puede aplicar el OCR a todos los documentos digitalizados, por lo que posteriormente el archivo tratado permitirá búsquedas por palabras de forma sencilla en formato "full text".

- Compresión:

La compresión del documento es un proceso que aplica a los archivos digitalizados, y consiste en la utilización de una tecnología específica para reducir el tamaño de los archivos sin pérdida de detalle ni calidad (reducción de hasta 348 veces el tamaño original). Esto nos permite digitalizar en color con una ocupación inferior a la digitalización en blanco y negro, y poder almacenar la información ocupando menos espacio.

- Verificación:

En este apartado podemos realizar la indexación, que es una tarea que permite generar un índice por campos del documento digitalizado, para poder posteriormente localizarle de forma más rápida y ordenada.

- Procesos:

Una vez realizados los pasos anteriores en el proceso de gestión documental, los ficheros generados pueden ser almacenados y exportados en distintos soportes. Pueden estar alojados en un DVD o CD, en un Hosting seguro para acceder vía Web a los documentos, o en un sistema de Gestión Documental.